貸会議室の活用シーン
セミナー・研修
社外の人を対象としてセミナーや研修会をするのに貸会議室は便利です。大きなホワイトボードやマイクなどの設備が使用できるので、セミナー用に備品を購入する必要がありません。
購入したとしてもセミナー以外に使用しないとスペースの無駄になりますし、メンテナンスも必要です。
その点から考えると、自前で用意するより必要な時に貸会議室を使用したほうがコストカットにつながります。
パーティー・忘年会
パーティーや忘年会と聞くと飲食店やホテルなどをイメージするかもしれませんが、貸会議室もおすすめです。
飾りつけやケータリングのサービスが充実している貸会議室があります。
忘年会のシーズンになると場所の確保が難しくなるので、貸会議室の利用も考えてみてはいかがでしょうか。
展示会
外部から人を招くイベントに貸会議室は適しています。広いスペースを自由に使えますし、環境も静かなので来場された人は落ち着いて展示物を見られます。
照明や空調が整っている貸会議室であれば、長時間の展示も可能です。
注意点として当日になって搬入できないといったトラブルも少なくありません。事前に展示物のサイズや内容が問題なく会議室に持ち込めるのか確認しておきましょう。
目的に沿った選び方
一言で貸会議室といっても、場所や広さ、設備によってレンタル料が変わってきます。
予算が決まったら、貸会議室を扱う企業に問い合わせてみるといいでしょう。
レンタル料は大まかに以下のように分かれます。
- 終日利用
- 半日利用
- 時間貸し
必要な時間だけ利用が可能なので無駄が省けます。
貸会議室を扱う企業は、ニーズに合わせて色々な貸会議室の情報を持っています。
利用目的や収容可能人数など条件を伝えれば、その条件に合った貸会議室を紹介してくれるでしょう。
貸会議室を借りる上でのポイント
貸会議室を借りる目的は用途によって必要な設備が変わってきます。
会議であれば机と椅子があれば十分ですが、セミナーや研修会になるとホワイトボードやプロジェクター、マイクなどが必要です。
パーティーや忘年会だとWi-Fiが使えるか、防音がしっかりしているかも確認しておきたいところです。
設備は利用料金に含まれている場合もあれば、オプションとして別料金がかかることもあります。
どのような設備が使えるのかどうか事前にチェックしておくことが大切です。
想定してた予算をオーバーしてしまうこともありえますので要注意です。